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【干貨分享】外貿人從報價到出貨的全流程避坑手冊

2025-07-08 10:06:05 來源：

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還記得剛入行外貿的時候，我曾用最簡單粗暴的方式回復客戶：直接粘貼報價表，再隨手打一行"FOB USD XX/PCS"，完事收工。

當時還覺得自己效率高，直到一次報價發出后，客戶沉默了近兩個月再聯系，說要下單。我一看報價傻了——原材料漲了10%，海運費翻倍，我卻沒有注明有效期，價格已不成立，改又改不了，只能重新報價，生生把客戶勸退了。

從那次之后，我開始記錄自己的錯誤，慢慢形成了一套屬于自己的外貿SOP。今天想分享給你，從報價、寄樣、合同到出貨，希望你少走我走過的彎路。

一、報價環節

外貿報價，其實就是一次"試合作"的測試題，專業與否，一眼可見。

我的建議：不要用隨手寫的格式，而是按這六個要素逐一填寫：

產品完整描述（含顏色、尺寸、材料）
報價條款（如FOB Shenzhen / CIF Hamburg）
付款方式（如T/T 30% 預付，70% 提單復印件付清）
交期（如 30 天內交貨）
起訂量（如 MOQ 100pcs）
報價有效期（如有效期 15 天）

小建議：報價單上備注“此價格基于當前原材料成本和運費，15天內有效”，能提前為波動預設空間。

二、寄樣環節

最開始寄樣時我圖省事，塑料袋一套、樣品一放就寄。客戶回我："你這兩個型號我怎么區分？顏色編號也沒有？"

從那之后我開始做了一套寄樣流程卡：

每個樣品都貼上中英文標簽，寫明型號、顏色
包裝用海綿和泡沫塞滿，防止運輸途中損壞
使用強度高的紙箱，封口貼專用封條
樣品發票價值寫低，如10美金，并寫明：“Samples only. No commercial value.”
客戶信息完整，包括電話、稅號、郵箱、收貨人全名等
快遞首選 FedEx 或 UPS，并及時跟蹤物流

三、合同與形式發票

有一回，一個德國客戶簽完合同后告訴我，他公司采購必須按照合同明確裝運港和包裝方式。我才知道我用模板寫的“Departure Port: China”壓根不行，對方清關時會因這個被退單。

從那之后：

所有合同我都和客戶確認細節，尤其是起運港（寫成“Shenzhen or Guangzhou”更靈活）
包裝形式寫清楚：托盤or非托盤，是否含熏蒸
數量波動接受范圍寫明：“±5% acceptable”
所有文件編號統一（如 LP2025-QT-001），便于核對

四、預付款≠實際收到的錢

曾經一個法國客戶打了500歐過來，實際到賬卻只有474歐。銀行手續費差異我第一次經歷，懵了。問客戶，他說：“銀行那邊說扣了26歐手續費。”

現在我的做法是：

PI上寫清楚："All overseas bank charges are borne by the buyer"
讓客戶提供銀行水單，方便核實到賬明細
匯率波動預估費用也可以提前加在報價中

五、生產確認環節

有次客戶臨時要求我們在每箱產品外側加二維碼標簽，但貨已經打包裝箱。結果只能人工開箱貼標，成本和時間都損耗巨大。

從此我養成了這個好習慣：在排產前，列一張確認清單，發給客戶確認：

產品標簽內容、格式
外箱嘜頭要求
包裝方式：是否需要中性包裝、是否接受中文

六、單證資料準備環節

一次操作阿根廷訂單時，我讓貨代幫忙做產地證。結果對方填了工廠地址但忘了出口公司信息，導致清關延誤一周，客戶險些罰款。

之后我的每份單證我都一一過目，尤其注意這些點：

Invoice 與 PI 編號一致
Packing List 數據要略高不略低
CO 產地證類型、填寫信息必須跟客戶確認（FORM A？普通CO？）
提單草稿自己至少核查三遍（拼寫、港口、毛重凈重、收貨人一致）

七、訂艙→報關→出貨

流程如下：

提前7天聯系貨代，確定船期、運價、截關時間
發貨前確認包裝是否合規，是否需要貼條碼、嘜頭
提供資料：發票、裝箱單、合同復印件、出口報關委托書等
報關行完成申報，取得報關單、核銷單
上船后換正本提單，郵寄給客戶清關

特別提醒：如果出口到如墨西哥、阿根廷、智利等國家，一定要確認對方是否具備進口資質，并按對方海關要求提供完整稅號、海關編碼、產地證明等信息。

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