對于門店遍布全國的連鎖經營企業,各地門店、宿舍的租金支付及攤銷工作讓財務人員最為頭疼。隨著租房合同增多,合同管理工作包括但不限于與店長合同交接、不同合同付款工作等隨之增多,而其中最耗費時間、最易出錯的工作莫過于房租攤銷。不同租房項目的攤銷周期(按月、雙月、季、年等)不同,并且存在免租期、租金遞增等問題。若采用傳統的人工管理,財務人員常出現忘記付款、多付或錯付等情況。
為解決這一難題,合思重磅推出「房租自動攤銷」解決方案。即通過合思自動化「工作流」功能,系統根據合同租期、到期時間等信息實現自動拆分攤銷計劃,并根據預計攤銷日期自動創建單據和提交,可實現全流程自動流轉,無需人工介入,房租自動攤銷大大提高財務工作效率。
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傳統租房合同管理模式VS合思「房租自動攤銷」解決方案
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僅需四步,實現企業全方位租房業務管理
以合思某知名連鎖餐飲品牌客戶為例,該企業在全國主要城市共有70+家門店以及若干員工宿舍。此前,企業面臨著大量門店及宿舍的租賃合同、租房合同的精細化管理難題,例如需要在每個約定付款日期前10天,系統自動生成相應的待付款單據;在約定付款周期的前10天、前5天、0天向經辦人發送付款提醒;付款額計算支持不同免租期間、房租逐年遞增等各類情況......
針對上述問題,該企業引入合思「房租自動攤銷」解決方案,通過系統自動化地管理全國門店合同及宿舍租房合同的流程,改變了其傳統房租合同管理模式,減少人工操作帶來的忘記付款、多付或錯付等情況,整個工作流程簡化成以下四步:
• Step1:各地經管員提交<合同錄入單>,填寫基本信息,如合同起止時間、租賃起止時間、首筆付款日期、付款周期、遞增幅度、遞增周期等;審批通過后,數據自動寫入<租房合同臺賬>。
• Step2:「工作流」自動生成付款計劃。系統按照合同要求的付款節奏自動生成付款計劃臺賬,付款計劃名稱自動命名為<某某租房合同-第1次攤銷>和<某某租房合同-第2次攤銷>等,便于財務管理;當合同涉及免租金或租金遞增,通過「工作流」計算公式即可實現付款計劃的自動拆分。
• Step3:「工作流」在約定付款周期前10天自動創建單據并保存草稿,必要信息由系統自動賦值,無需人工二次填寫;向經辦人發送釘釘、飛書、合思站內信或其他類型消息;單據未付款之前,分別在10天、5天、0天發送提醒,防止忘記付款。
• Step4:通過合思銀企互聯在線完成付款,回單自動回傳合思單據內;EAI pro插件自動生成憑證,高效完成記賬工作;合思BI內,可看到不同租房合同當前付款情況、累計付款金額、付款進度等,便于企業全方位管理租房業務。
此外,合思還提供連鎖經營行業化解決方案,助力連鎖經營企業精細化運營,實現集團-區域-終端門店的業財融合閉環,擁抱更高效、更智能的數智化經營時代。
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